Pronto a ottimizzare il sistema di comunicazione della PMI o della pubblica amministrazione in cui lavori con una soluzione tecnologica tanto efficiente e flessibile quanto immediata da utilizzare? Scegli VIS – Centralino in Cloud, basato sulla piattaforma Cisco.

Lo abbiamo implementato con numerose funzionalità come Jabber di Cisco: ora su questo centralino la chat è davvero aziendale e mette in comunicazione persone che lavorano in filiali remote.

Ma VIS – Centralino in Cloud ti dà plus incredibili che aggiungono valore alla tua realtà e, migliorando i rapporti con la clientela, fanno volare il tuo business.

Oggi il Customer Care di un’azienda che vuole attuare politiche di fidelizzazione e stare al passo con i tempi deve confrontarsi con la rivoluzione digitale. Cosa vogliamo dire? Che i clienti sono abituati ad avere risposte celeri, 24 ore al giorno, sette giorni su sette. Con Centralino Cisco è possibile gestire il traffico telefonico proveniente dall’esterno con il risponditore IVR che è l’acronimo di Interactive Voice Response, in italiano risponditore automatico. Esso, ad esempio, invierà un messaggio vocale ad ogni destinatario che ti contatterà quando sei assente o non puoi rispondere immediatamente, fornendogli precise informazioni.

Ma quali sono le 10 regole da seguire per impostare una risposta automatica professionale?

1. Crea delle priorità. Le informazioni più importanti, ossia il motivo della tua assenza e la data del tuo rientro in ufficio, devono essere comunicate subito dopo il saluto. Un esempio valido potrebbe essere: “Salve, grazie per avermi contattato. Sarò assente a partire dal… fino al… rientrerò in ufficio il…”
2. Precisione della risposta. Studi di psicologia hanno dimostrato che un’attesa definita sembra più breve di una inconsapevole. Quindi quando decidi di inviare un messaggio, precisa quanto resterai assente: le darò una risposta il prima possibile non è una risposta chiara, quindi non può soddisfare nessuno; invece ti risponderò entro 12 ore è molto più efficace.
3. Sincerità. Mantenere le promesse è fondamentale: “Lasciate un messaggio alla segreteria telefonica, vi risponderò anche mentre sono in vacanza” è una promessa difficile da rispettare se stai sciando sul Monte Bianco o sei disteso sotto una palma. Molto meglio configurare un messaggio vocale di questo tipo: “Vi ricontatterò telefonicamente il giorno X, appena sarò rientrato dalle vacanze.”
4. I particolari contano, ma non superare i 20 secondi di registrazione! Alcune ricerche hanno dimostrato che più la spiegazione è dettagliata più si è propensi ad accettare di aspettare una risposta. Quindi non ti limitare a dire che non sei in ufficio fino al 7 gennaio, ma aggiungi che non puoi rispondere perché sei alle Maldive senza connessione.
5. Fornisci sempre alternative. Questo è davvero un punto cruciale. Per i messaggi di risposta automatica alle richieste di supporto è fondamentale rassicurare chi ha chiamato con una risposta del tipo: “Grazie di averci contattato. Sono assente fino al giorno X, ma il team di assistenza clienti inoltrerà la tua richiesta alla persona che mi sostituisce.”
6. Professionalità, ma non asetticità. Sii chiaro, puntuale, professionale, ma parla anche come un essere umano, non come un computer. Come ti abbiamo detto i clienti che si interfacciano con un centralino della PMI preferiscono un’interazione che sia umana. Per lasciare una buona impressione al tuo interlocutore è fondamentale suscitare emozioni positive durante la conversazione.
7. Ad ognuno il suo messaggio. La personalizzazione gioca un ruolo fondamentale nei messaggi di risposta perché comunica professionalità e questo è molto importante sia per i clienti delle imprese sia per gli utenti che si riferiscono a un centralino delle pubbliche amministrazioni: sentirsi ascoltati e guidati è fondamentale se vuoi che i clienti ritornino. Con il risponditore VIS – Centralino in Cloud crei il testo e, aggiungendo un sottofondo musicale, rendi la tua comunicazione più incisiva.
8. Fai particolare attenzione alla gestione delle richieste urgenti. Uno scenario alternativo alla richiesta di supporto è quello inerente alla creazione dei messaggi di risposta automatica quando sei oberato di lavoro e non puoi rispondere alle urgenze. Ti suggeriamo di configurare un messaggio di questo tipo: “Sono molto impegnato, rispondo al telefono dalle 14 alle 16: in questo modo potrò concentrarmi di più e darti un servizio migliore dopo.”
9. Un messaggio multilingue. Anche se la maggior parte dei tuoi contatti lavorativi è di madrelingua italiana, è una procedura consigliabile inserire sul centralino CISCO anche una versione in inglese del messaggio. Poi dipende dagli scenari: se hai contatti di lavoro con altre nazionalità, fornisci una traduzione delle lingue più utilizzate: in rete trovi molte formule che ti possono aiutare.
10. Alta qualità dell’audio. Un prodotto come il nostro te la garantisce: è una feature da non sottovalutare sia in un centralino per le PMI sia in un centralino per le pubbliche amministrazioni. Con VIS – Centralino in Cloud la voce sarà chiara perché il traffico dati è separato dal circuito voce e non avrai nessun problema di jitter, delay o altro.

Cosa ne pensi dei nostri consigli? Ne hai bisogno di altri per configurare il messaggio ideale? Vuoi più informazioni?
Contattaci subito: una telefonata può fare la differenza!