Il mondo del lavoro è spesso visto come un monolite costruito attorno a dogmi specifici. Tuttavia, la realtà è molto diversa: l’avvento di nuove tecnologie, nuove abitudini e nuovi modi di collaborare ha introdotto una progressiva riorganizzazione dei tempi e degli spazi. Un elemento che sta emergendo come fondamentale in questo panorama è il VoIP.

Non si tratta più solo di risparmio. Sebbene il risparmio sia stato l’elemento trainante di una nuova telefonia aziendale, oggi i vantaggi del VoIP vanno ben oltre, rendendolo un elemento quasi indispensabile. Comprendere i motivi di ciò non è solo un modo per avvicinarsi a questa realtà, ma è anche un modo per capire come un’azienda può e deve evolvere per far funzionare al meglio i propri meccanismi. Questo è particolarmente vero nell’era del lavoro agile.

Il VoIP e il nuovo concetto di lavoro

Il lavoro che cambia secondo i dati più recenti disponibili, il 58% delle PMI in Italia ha adottato il lavoro agile: non sarebbe sorprendente se dati più aggiornati aumentassero questa percentuale in modo significativo. Lo smart working offre all’azienda importanti opportunità di risparmio e al lavoratore la flessibilità di cui si ha sempre più bisogno nella società moderna, soprattutto se si ha una famiglia e se vivere vicino al luogo di lavoro diventa proibitivo a causa dei costi, dei tempi, dei trasporti e dell’organizzazione personale. Inoltre, lo smart working introduce una maggiore efficienza, permettendo ai lavoratori di esprimersi al meglio, senza distrazioni e senza tempo sprecato nel pendolarismo.

Se il lavoro agile è un’opzione valida sotto ogni punto di vista, allo stesso tempo non bisogna pensare che sia sufficiente introdurlo nella propria realtà aziendale senza dover adottare specifici correttivi. Il primo importante cambiamento riguarda la gestione logistica e funzionale degli spazi. Se fino al decennio scorso gli uffici erano strettamente legati ai lavoratori che li occupavano, definendo unità operative stabili nel tempo, tutto ciò è rapidamente cambiato: oggi servono meno spazi (perché in parte vengono occupati quelli esterni), ingressi flessibili e una riorganizzazione che non consideri l’ufficio come un riferimento stabile, ma come un’area funzionale.

La risposta di VIS – Centralino in Cloud per le aziende

Ecco perché il VoIP diventa un elemento essenziale: è l’esempio lampante di come debba essere reinterpretata l’organizzazione del lavoro. 2000Net, provider che ha una presenza storica da protagonista sul mercato italiano dei centralini VoIP, ha creato un servizio che illustra perfettamente tutto ciò che può servire per implementare il VoIP in azienda:

• Menù vocale con selezione automatica: Si tratta di una guida automatica che reindirizza la chiamata dove desidera il chiamante. Questo è un elemento fondamentale per un’organizzazione che non vuole mettere il chiamante in contatto con un ufficio, ma con la relativa funzione, ovunque si trovi (a casa, in una sede distaccata, in trasferta, eccetera);
• Impostazione delle code di attesa: Nessun chiamante viene respinto, ma tutti vengono trattenuti e gestiti: la coda organizzerà quindi la chiamata in base a quale sia il primo riferimento utile per la risposta. L’organizzazione degli instradamenti sarà basata sugli orari di apertura, sulla disponibilità degli interni e sulle regole stabilite a monte a livello aziendale per ordinare le priorità di risposta;
• Gestione delle fasce orarie di apertura: Nessun telefono suonerà a vuoto, perché il centralino può essere programmato ad hoc per trasferire le chiamate quando, come e se utile. In questo modo si migliorerà notevolmente il rapporto con i clienti, offrendo informazioni sempre utili e sempre aggiornate per fare in modo che nessun contatto esterno possa andare perduto e nessun cliente potenziale possa essere lasciato senza una proposta valida;
• Inoltro di chiamata tra interni o verso l’esterno: Ciò significa creare una rete di comunicazione interna che, grazie alla sua struttura virtuale, permette di comunicare con chiunque ignorando completamente dove si trovi in quel momento: il chiamante non è tenuto a sapere se un collega è in smart working o in un nuovo ufficio, avrà comunque la possibilità di contattarlo in modo puntuale ed efficiente;
• Segreteria telefonica e invio di messaggi vocali via mail: La gestione delle chiamate su IP permette di mettere in piedi strumenti aggiuntivi con molta facilità, facendo la differenza rispetto a qualsiasi chiamata telefonica tradizionale;
• Chat tra gli utenti del centralino: Il centralino è la struttura logistica di una vera e propria rete interna, che può essere utilizzata a tal fine con efficienza: si potranno così chiamare uffici o colleghi digitando il loro ID e operando all’interno della propria stessa rete con massima efficienza e senza doversi preoccupare di qualsiasi altro problema: risponditori automatici e regole preimpostate forniranno immediatamente nuove soluzioni in caso di indisponibilità momentanea alla risposta;
• Videocall e APP per smartphone: Le chiamate possono essere indirizzate anche su smartphone personali attraverso l’utilizzo di app dedicate, rendendo così molto semplice l’organizzazione della rete in qualsiasi momento, senza necessità di hardware dedicato e con la gestione semplificata e attenta di tutte le risorse in mobilità o in smart working;
• Statistiche e registrazione delle telefonate: Monitorare l’utilizzo del centralino permette di gestirne in modo consapevole gli sviluppi: identificare l’origine dei ritardi, migliorare le comunicazioni interne, ottimizzare i risponditori automatici per orientare al meglio le scelte dei chiamanti e altri aspetti ulteriori rendono le statistiche uno specchietto utilissimo per comprendere l’impatto del centralino sulla propria attività e su questi dati costruire gli sviluppi ulteriori;
• Multi sede per diversi uffici o lavoratori in smart working: Comunque l’azienda sia organizzata, le chiamate saranno sempre reindirizzate nel migliore dei modi. Anche in caso di riorganizzazione delle sedi o dell’aumento dei lavoratori agili, non serviranno spese infrastrutturali, né nuova strumentazione: tutto può essere rimodulato con semplici impostazioni sull’interfaccia, senza costi né perdite di tempo;
• Pannello di controllo e gestibile in autonomia: La gestione di un centralino è estremamente semplice e può essere portata avanti in piena autonomia tramite una semplice interfaccia gestionale: ancora una volta non ci saranno perdite di tempo né costi da sostenere. Scopri l’offerta 2000Net

È evidente, quindi, come un centralino VoIP come VIS – Centralino in Cloud di 2000Net risponda perfettamente alle esigenze di un’azienda, qualunque sia la sua dimensione e qualunque sia la sua complessità interna. Una volta messo in piedi il centralino, infatti, si potranno associare più terminali allo stesso interno; si potranno organizzare audioconferenze multiutente; si potranno registrare le chiamate; si potranno definire gruppi chiusi interni; si possono gestire i fax (ebbene si, in alcuni casi ancora utili). Si può inoltre gestire una rubrica unificata da cui poter attingere i riferimenti utili, così come si può sfruttare un Database Connector per l’instradamento dinamico delle chiamate in base al risultato di query su web service esterni.

Aumenta l’efficienza e si riducono i costi

Ecco perché, al giorno d’oggi, un centralino VoIP non è più solo un’opportunità di notevole risparmio economico (un aspetto sempre più evidente, ma in qualche modo secondario rispetto al panorama generale delle prospettive che si possono delineare): la sua utilità principale è la capacità di rispondere a esigenze urgenti che la telefonia tradizionale non è più in grado di soddisfare. Sarebbe tuttavia ingenuo pensare che il VoIP possa essere una semplice conseguenza del lavoro agile. Piuttosto, queste due realtà sono risposte parallele a un problema che è cresciuto negli ultimi anni e che oggi cerca nuove vie evolutive su cui fare leva: il mondo del lavoro è in profonda e radicale trasformazione, il che richiede nuove forme organizzative e una nuova filosofia alla base del rapporto tra l’uomo e l’azienda.

In tutto questo, il VoIP si rivela uno strumento in grado di interpretare al meglio le esigenze di entrambe le parti. Ecco perché, senza alcun dubbio, il VoIP è qui per restare. Mai come oggi.